Google Docs ja tiedostojen jakaminen

Post date: Oct 15, 2010 5:6:34 PM

Google Docsin avulla asiakirjojen, laskentataulukoiden, lomakkeiden, esitysten ja piirustusten jakaminen haluamisiesi henkilöiden kanssa onnistuu mutkattomasti. Dokumenttien ja niiden käyttöoikeuksien jakamisessa on kuitenkin syytä kiinnittää huomiota muutamaan seikkaan turvallisuuden säilyttämiseksi.

Seuraavassa katsaus dokumenttilistassa esiintyviin ikoneihin ja niiden merkityksiin:

- Lukko tarkoittaa "Yksityinen". Käyttöoikeus dokumenttiin on vain nimenomaisesti käyttöoikeuden saaneilla. Edellyttää kirjautumista.
- Lukko maapallon edessä tarkoittaa "Jokainen linkin saanut". Jokaisella linkin saaneella on käyttöoikeus dokumenttiin. Ei edellytä kirjautumista.
- Maapallo tarkoittaa "Julkinen verkossa". Kaikki internetin käyttäjät voivat löytää ja käyttää dokumenttia. Ei edellytä kirjautumista.

Ikonien vierestä löytyy myös teksti, joka kertoo kuka saa katsella tai muokata dokumenttia. Seuraavassa muutama esimerkki ikoneista ja teksteistä:

Kuva 1

Lukkoikonilla ja tekstillä "Ei jaettu" merkitty dokumentti tarkoittaa sitä, että dokumentti on yksityinen, ja ainoastaan sinulla on oikeus katsella ja muokata sitä.

Kuva 2

Lukkoikonilla ja tekstillä "minä : 1 yhteiskäyttäjä" merkitty dokumentti tarkoittaa sitä, että sinun luomasi dokumentti on jaettu yhdelle toiselle käyttäjälle, jolla on oikeus sekä katsella että muokata dokumenttia. Dokumenttia ei voi katsella tai muokata kukaan muu (vaikka lähettäisit siihen osoitetun linkin eteenpäin), ellet erikseen lisää uutta käyttäjää valitsemillasi oikeuksilla Jakamisasetuksista.

Kuva 3

Lukko maapallon edessä -ikonilla ja tekstillä "Tiina kaikille, 2 yhteiskäyttäjää" merkitty dokumentti tarkoittaa sitä, että käyttäjän "Tiina" luoma dokumentti on kaikkien linkin saaneiden käyttäjien katseltavissa. Lisäksi kolmella erikseen asetetulla yhteiskäyttäjällä on oikeus muokata dokumenttia.

Kuva 4

Jos olet jakanut dokumentin linkin vahingossa ei-toivotuille käyttäjille, voit vaihtaa linkin osoitteen klikkaamalla Palauta linkki. Huom! Jos vaihdat linkin, kohteen verkko-osoite muuttuu. Henkilöt, joilla on vanha linkki, eivät enää voi katsella tai muokata dokumenttia, ellei heitä erikseen lisätä uudelleen käyttöoikeusluetteloon.

Jos olet asettanut dokumentin tilaan "Julkinen verkossa", on se kaikkien internet-käyttäjien löydettävissä ja katseltavissa. Voit myös erikseen sallia kenen tahansa muokata dokumenttia sisäänkirjautumatta (ks. kuva 7). Huom! Täysin julkisen jakamisen kanssa on syytä käyttää harkintaa tarvittavan yksityisyydensuojan turvaamiseksi. Jos jaat useampia dokumentteja Google Docsin kautta, on myös suositeltavaa tarkastaa jaettaviin dokumentteihin sallitut oikeudet säännöllisin väliajoin.

Kuva 5

Dokumentin käytttöoikeuksia voit määritellä Jakamisasetuksista. Pudotusvalikoista voit sallia kullekin käyttäjälle joko katselu- tai muokkausoikeudet kyseiseen dokumenttiin. Muista myös tallentaa tekemäsi muutokset.

Kuva 6

Huom! Muokkausoikeuden omaavilla yhteiskäyttäjillä on oletusarvoisesti dokumentin omistajan kanssa yhtäläiset oikeudet muokata myös muiden käyttäjien käyttöoikeuksia sekä lisätä uusia käyttäjiä. Voit muuttaa tämän oletusasetuksen klikkaamalla Muuta Käyttöoikeudet-valikon alareunassa, jolloin vain sinulla dokumentin omistajana on oikeus muuttaa käyttöoikeuksia ja lisätä uusia käyttäjiä.

Kuva 7

Jos olet valinnut dokumentillesi tilan "Julkinen verkossa" tai "Jokainen linkin saanut", voit halutessasi lisätä ilman sisäänkirjautumista katseluoikeuden dokumenttiin omaaville käyttäjille myös muokkausoikeuden napsauttamalla "Salli kenen tahansa muokata (sisäänkirjautumatta). Huomaa, että tällöin jaat automaattisesti myös dokumentin käyttöoikeuksien muokkaamisoikeuden kaikille dokumentin käyttäjille (ks. kuva 6).