Kalenteri

Hallinnoi tapaamisiasi sähköisesti!

Tapahtuman luominen

Tapahtumia voi luoda kahdella tavalla:

1. Tapahtumien lisääminen lomakkeen avulla

Kuva 1

Voit lisätä tapahtumia lomakkeen avulla. Pääset alkuun napsauttamalla kohtaa Luo tapahtuma ruudun vasemmassa reunassa.

Kuva 2

Lisää tapahtuman otsikko, päivämäärä ja kellonaika. Tapahtuman voi määrittää kestävän koko päivän tai toistuvan tietyin väliajoin (esim. viikoittain tai kuukausittain) klikkaamalla niihin osoitettuja valintaruutuja.

Kuva 3

Lisää tapahtumapaikka, valitse pudotusvalikosta kalenteri, johon haluat tapahtuman lisätä, ja kirjoita tapahtuman kuvaus.

Voi lisätä tapahtumaan myös liitetiedoston, esim. asiakirjan, laskentataulukon tai esityksen, klikkaamalla Lisää liitetiedosto.

Kuva 4

Ruudun oikeassa laidassa olevan lomakkeen avulla voit kutsua tapahtumaan osallistujia. Lisää haluamiesi osallistujien sähköpostiosoitteet lomakkeeseen ja napsauta Lisää. Osallistujien oikeuksia muokata tapahtumaa ja kutsua muita mukaan tapahtumaan, sekä osallistujalistan julkisuuden voi muokata niille osoitettujen valintaruutujen avulla.

Kuva 5

Voit lisätä tapahtumaan muistutuksen sähköpostitse tai ponnahdusikkunan välityksellä valitsemanasi ajankohtana ennen tapahtuman alkua napsauttamalla Lisää muistutus.

Valitse, haluatko muiden näkevän sinun olevan tapahtuman aikana käytettävissä tai varattu ja aseta kalenteri joko julkiseksi tai yksityiseksi.

Lopuksi varmista, että lisäämäsi tiedot ovat oikein ja paina Tallenna.

2. Tapahtuman lisääminen suoraan kalenterin yleisnäkymässä

Kuva 6

Klikkaa aikaa, jolloin haluat tapahtuman alkavan. Kirjoita esille ilmestyvään ikkunaan tapahtuman aika ja otsikko. Luo tapahtuma klikkaamalla Luo tapahtuma. Voit muokata tapahtuman muita tietoja napsauttamalla Muokkaa tapahtuman tietoja, minkä jälkeen voit seurata kohdan 1. ohjeita tietojen syöttämisessä lomakkeen avulla.

Voit tuoda tapahtumia myös muista kalenteriohjelmista, kuten Yahoo!-kalenterista tai Microsoft Outlookista. Pääset alkuun napsauttamalla kohtaa Asetukset ja Tuo kalenteri.

Kutsu osallistujia tapahtumaan

Kutsujen lähettäminen

Voit kutsua ihmisiä mihin kalenterisi tapahtumaan tahansa lisäämällä heidän sähköpostiosoitteensa tapahtuman Osallistujat-kohtaan. Muutokset tapahtumissa päivittyvät automaattisesti osallistujien kalenteriin.

Kuva 7

Klikkaa haluamasi tapahtuma auki. Lisää oikealla olevaan Lisää osallistujia -laatikkoon haluamiesi henkilöiden sähköpostiosoitteet pilkuilla erotettuina. Voit valita saavatko osallistujat muokata tapahtumaa, kutsua muita tapahtumaan tai nähdä tapahtumaan osallistuvien luettelon klikkaamalla valintaruutuja.

Klikkaamalla Vieraitten ja resurssien käytettävyystarkistus näet sisäisten osallistujien kalenterit ja pystyt valitsemaan vapaana olevan yhteisen ajan.

Klikkaa Tallenna tapahtuma.

Kalenteri avaa ikkunan, jossa voit valita lähetätkö osallistujille sähköpostikutsun tapahtumasta.

Kalenterien jakaminen

Kuva 8

Voit tarkastella jaettuja kalentereita oman kalenterisi vieressä napsauttamalla Muut kalenterit -kohdan vieressä nuolimerkkiä. Voit etsiä julkisia kalentereita, pyytää näkemään ystäviesi kalentereita ja lisätä automaattisesti juhlapäiviä.

Voit muokata näkymääsi näyttämällä ja piilottamalla tapahtumia eri kalentereista valintaruutujen avulla.

Valitse oma kalenterisi, jonka haluat jakaa ja klikkaa Kalenterin jakaminen.

Kuva 9

Voit jakaa kalenterisi joko kaikkille kontakteillesi, haluamasi organisaation tai yhteisön sisäisesti tai vain tiettyjen henkilöiden kesken.

Valitse vaihtoehto Jaa tämä kalenteri toisten kanssa vain siinä tapauksessa, että haluat tehdä kaikista kalenteritiedoista julkisia (tapahtumatiedot mukaan lukien).

Jos julkaiset kalenterisi ja valitset kohdan Jaa vain vapaa/varattu-tiedot (piilota muut tiedot), tapahtumien tiedot eivät näy Googlen verkkohaun tai Google-kalenterin hakutuloksissa. Vain vapaa/varattu-tiedot näytetään muille käyttäjille.

Valitsemalla vaihtoehdon Jaa tiettyjen henkilöiden kanssa voit lisätä haluamiesi henkilöiden sähköpostiosoitteet ja määritellä heidän käyttöoikeutensa omaan kalenteriisi.

Kilkkaa lopuksi Tallenna.

Kalenteriviikon alkamispäivän vaihtaminen sunnuntaista maanantaihin

Kuva 10

Aloittaessasi Google-kalenterin käytön kalenteriviikon alkamispäivä on oletusarvoisesti sunnuntai. Voit vaihtaa alkamispäivän maanantaiksi seuraavalla tavalla: klikkaa Kalenteri-asetukset Asetukset-pudotusvalikosta ruudun oikeassa yläreunassa.

Kuva 11

Asetuksien Yleistä-välilehdellä voit vaihtaa viikon alkamispäivän napsauttamalla pudotusvalikkoa ja valitsemalla maanantain.

Klikkaa lopuksi Tallenna.

Pikanäppäinkomennot

Google-kalenterin käyttöä voi nopeuttaa erilaisilla pikanäppäinkomennoilla.

Pikanäppäimet otetaan käyttöön klikkaamalla Google-kalenterin Kalenteri-asetusten Yleistä-välilehdestä löytyvää Ota pikanäppäimet käyttöön -valintanappia ja tallentamalla muutokset.

Huom! Mac-käyttäjillä ⌘-näppäin korvaa Ctrl-näppäimen.

Kalenteriin liittyvät pikanäppäimet

Tapahtumiin liittyvät pikanäppäimet

Ilmoitukset

Ilmoitusten muokkaaminen

Google-kalenterissa on useita vaihtoehtoja tapahtumailmoitusten vastaanottamiseen. Voit valita vastaanottavasi tapahtumailmoituksia joko tekstiviestinä matkapuhelimeesi, sähköpostitse tai ponnahdusikkunoina Google-kalenterin sisäisesti.

Ilmoitusten muokkaaminen tapahtuu seuraavasti:

Kuva 12

Napsauta valitsemasi kalenterin oikeassa reunassa sijaitsevaa nuolta. Valitse avautuvasta pudotusvalikosta Ilmoitukset.

Kuva 13

Kohdassa "Tapahtumamuistutukset" voit asettaa vastaanottavasi muistutuksia kaikista kalenterisi tapahtumista joko sähköpostitse tai kalenterin sisäinenä ponnahdusikkunana. Voit myös valita muistutuksien ajankohdan muutamasta minuutista useampaan viikkoon ennen tapahtuman alkua. Yleisten, kaikkia tapahtumia koskevien muistutusten asettaminen ei vaikuta yksittäisiin tapahtumiin asetettuihin muistutuksiin.

Kohdassa "Valitse, miten haluat saada ilmoituksen" voit asettaa vastaanottavasi ilmoituksen uusista, muutetuista tai peruutetuista kutsuista, sekä kutsujen vastauksista ja päivittäisistä tapahtumista (ilmoitukset ainoastaan sähköpostitse). Ilmoituksen voi vastaanottaa joko sähköpostitse tai tekstiviestinä. Voit halutessasi napsautttaa "Ota vastaan ilmoituksia tekemällä matkapuhelimen määritykset" siirtyäksesi kalenterin ja matkapuhelimesi synkronoinnin asetusten määrittelyyn.

Klikkaa lopuksi Tallenna.

Huomaa, että tekemäsi muutokset ilmoituksiin ovat näkyvissä ainoastaan sinulle. Kalenterin mahdolliset muut käyttäjät näkevät vain itse asettamansa ilmoitukset kutakin tapahtumaa kohden.

Kalenterin mobiiliasennus

Voit halutessasi vastaanottaa muistutuksia ja ilmoituksia Google-kalenterin tapahtumista tekstiviesteinä matkapuhelimeesi. Google-kalenterin synkronointi matkapuhelimen kanssa onnistuu seuraavasti:

Kuva 14

Napsauta ruudun oikeasta yläkulmasta Asetukset ja Kalenteri-asetukset, ja valitse sen jälkeen Mobiiliasennus-välilehti.'

Valitse pudotusvalikosta maa, jossa sijaitset (oletuksena Suomi). Kirjoita seuraavaan kenttään puhelinnumerosi. Varmista kohdasta "Etsi tuettuja palveluntarjoajia ohjekeskuksesta", että operaattorisi on täysin tuettujen matkapuhelinoperaattorien listalla. Napsauta "Lähetä varmistuskoodi" vastaanottaaksesi varmistuskoodin, joka kirjoitetaan seuraavaan kenttään. Vastaanotettuasi varmistuskoodin tekstiviestinä matkapuhelimeesi ja kirjoitettuasi sen sille osoitettuun kenttään voit napsauttaa "Asennus valmis"-painiketta.

Kalenterin upottaminen toiselle sivustolle

Google-kalenteri on mahdollista upottaa jollekin toiselle sivustolla halutunlaisena muokattuna versiona. Kalenterin upottaminen sivustolle on hyödyllistä etenkin sellaisessa tilanteessa, jossa jaetun kalenterin halutaan olevan helposti kaikkien kalenterin jakajien nähtävillä. Kalenterin upottaminen tapahtuu seuraavalla tavalla:

Kuva 15

Napsauta valitsemaasi kalenteria kalenterinäkymän vasemman reunan valikosta ja valitse Kalenterin asetukset.

Kuva 16

Vieritä avautuva valikkosivu kohtaan "Upota tämä kalenteri". Kuvan oikealla puolella näet HTML-koodin, jonka maalaamalla ja kopioimalla voit nopeasti upottaa kalenterin sellaisenaan toiselle sivustolle liittämällä sen haluttuun kohtaan osaksi sivuston HTML-koodia. Voit halutessasi muokata upotettavan kalenterin väriä, kokoa ja muita asetuksia klikkaamalla siihen osoitettua linkkiä.

Kuva 17

Muokkaussivulla voit muuttaa upotettavan kalenterin leveyttä ja korkeutta, otsikkoa, kieltä, aikavyöhykettä, oletusnäkymää ja viikon alkamispäivää. Lisäksi voit valita, mitä tietoja haluat kalenterissa näytettävän rastittamalla valitsemasi kohdat (nimeke, siirtymispainikkeet, päiväys, tulostuskuvake, välilehdet, kalenteriluettelo ja aikavyöhyke). Kun olet saanut haluamasi muokkaukset valmiiksi, klikkaa "Päivitä HTML" päivittääksesi upotettavan koodin. Tämän jälkeen voit kopioida päivitetyn koodin kentästä ja liittää sen valitsemaasi kohtaan haluamallesi sivustolle.