Viestintätyökalut

Johdanto

Tähän on koottu Isa-postin käyttöä tehostavia ja helpottavia ominaisuuksia, kuten haku. Hyödyntämällä näitä vinkkejä sähköpostisi pysyy hyvässä järjestyksessä ja erotat helposti tärkeät viestit vähemmän tärkeistä.

Käyttöliittymän asetukset

Jos sinulle tulee paljon postia päivässä, kannattaa Isa-postin käyttöliittymästä säätää muutamia asetuksia ja ottaa Tärkeät postit -ominaisuus käyttöön.

Sähköpostin hakuasetukset

Sähköpostin hakutoiminto löytää viestisi nopeasti suurtenkin viestimäärien seasta, kun käytät hakua tehokkaasti. Sähköpostin pikahaku sijaitsee postilaatikkonäkymän yläosassa. Voit määritellä tähän hakukriteerin nopeasti ja yksinkertaisesti esimerkiksi lähettäjän tai aiheen mukaan.

Tarkennetut hakulausekkeet ovat hakusanoja tai symboleita, joiden avulla Gmailin haussa tehdään erikoistoimia. Lausekkeiden avulla löydät etsimäsi nopeasti ja tarkasti. Niillä voi myös määrittää suodattimia, joilla voit järjestää postilaatikkosi automaattisesti.

Löydät hyödyllisimpiä hakulausekkeita täältä:

http://mail.google.com/support/bin/answer.py?answer=7190

Voit käyttää laajennettuja hakulausekkeita myös napsauttamalla suurennuslasin kuvaketta pikahakupalkin oikealla puolella.

Sähköpostin tunnisteet

Tunnisteet toimivat kuin kansiot ja tarjoavat lisäedun: voit lisätä useita tunnisteita yhteen keskusteluun. Tunnisteiden avulla hallinnoit sähköpostiasi helposti sekä löydät viestit nopeasti.

Kun olet luonut tunnisteen, voit tarkastella kaikkia kyseisellä tunnisteella merkittyjä viestejä hakemalla tai napsauttamalla tunnisteen nimeä minkä tahansa Isa-postin sivun vasemmassa reunassa.

Sähköpostin suodatin

Isa-postin suodattimien avulla voit hallita saapuvia viestejä. Suodattimia käyttämällä voit automaattisesti lisätä tunnisteen, arkistoida, poistaa, merkitä tähdellä tai lähettää viestit edelleen ja jopa pitää ne poissa roskapostista. Suodattimien toiminta perustuu muun muassa avainsanojen, lähettäjän ja vastaanottajien yhdistelmään.

Siirry Isa-postin hakuasetuksiin yläreunan hakupalkin vieressä näkyvää suurennuslasi-kuvaketta napsauttamalla. 

Anna kriteerit samalla tavalla kuin tekisit hakua Isa-postistasi ja napsauta sen jälkeen Luo suodatin tällä haulla -linkkiä (kuva yllä).

Siirryt seuraavaan vaiheeseen:

   

Valitse seuraavaksi toiminto/toiminnot, jota sovelletaan edellä määrittelemiesi ehtojen kohdalla. (Tässä esimerkissä ohitamme postilaatikon ja viemme automaattisesti Tiinalta tulevat viestit, joissa esiintyy sana koulutus, suoraan Koulutus-tunnisteen eli kansion alle. Kuva yllä.) 

Napsauta lopuksi Luo suodatin tällä haulla.

Arkistoi - älä poista

Isa-posti eli Gmail (Google Apps) tarjoaa sinulle 25GB:n sähköpostitilan, joten sinun ei tarvitse tallennustilan puutteen vuoksi poistaa viestejäsi lainkaan. Sen sijaan suosittelemme sinua arkistoimaan viestejäsi. Näin postilaatikossasi ei näy turhia viestejä, mutta löydät ne helposti pitkänkin aikajakson jälkeen.

Arkistoinnissa viestit siirretään pois postilaatikosta Kaikki viestit -kansioon. Arkistoidut viestit voidaan nähdä Kaikki viestit -kansiossa tai niihin lisättyjen tunnisteiden avulla. Lisäksi ne näkyvät Isa-postin hakutuloksissa. Kun arkistoituun viestiisi vastataan, keskustelu, jossa arkistoitu viesti on, ilmestyy postilaatikkoosi uudelleen.

Viestien arkistoiminen:

Labs - kokeelliset toiminnot

Isa-postin Labs-toiminnoista löytyy useita erittäin toimivia ratkaisuja, jotka toimivat Isa-postissa/Gmailissa kokeellisina ominaisuuksina. Koska Labsit ovat kokeellisia toimintoja, saattavat ne poistua joskus käytöstä joko väliaikaisesti tai kokonaan. Suosittelemme kuitenkin kokeilemaan ainakin seuraavia Labs-toimintoja:

Signature tweaks

Isa-postin Labs-toiminnot löytyvät Asetuksista Labs-välilehdeltä.