Viestintätyökalut

Johdanto

Tähän on koottu Isa-postin käyttöä tehostavia ja helpottavia ominaisuuksia, kuten haku. Hyödyntämällä näitä vinkkejä sähköpostisi pysyy hyvässä järjestyksessä ja erotat helposti tärkeät viestit vähemmän tärkeistä.

Käyttöliittymän asetukset

Jos sinulle tulee paljon postia päivässä, kannattaa Isa-postin käyttöliittymästä säätää muutamia asetuksia ja ottaa Tärkeät postit -ominaisuus käyttöön.

• Ota käyttöön Tärkeät postit. Tämä oppiva suodatin järjestelee sähköpostiasi siten, että tärkeimmät viestit ovat aina näkyvillä ensimmäisinä.

• Näytä enemmän kuin 25 viestiketjua yhdellä sivulla. Vaihtoehdot ovat 25, 50, ja 100. Asetusta voi muuttaa Isa-postin asetuksista Yleiset-välilehdeltä.

• Käytä pikanäppäimiä. Napsauta ' ? ' niin saat näkyviin listan pikanäppäimistä ja paina mieleesi eniten käyttämäsi toiminnot.

• Postilaatikon esikatselu. Hitailla yhteyksillä näet staattisen esikatselun viesteistä. Ota ominaisuus käyttöön Labseista.

• Lähetä ja arkistoi. Voit lisätä napin, joka arkistoi viestin samalla kun se lähetetään. Ota ominaisuus käyttöön Labseista.

• Ota automaattinen siirtyminen käyttöön. Kun poistat tai arkistoit viestin, siirryt sen jälkeen suoraan seuraavaan viestiin. Ota ominaisuus käyttöön Labseista.

Sähköpostin hakuasetukset

Sähköpostin hakutoiminto löytää viestisi nopeasti suurtenkin viestimäärien seasta, kun käytät hakua tehokkaasti. Sähköpostin pikahaku sijaitsee postilaatikkonäkymän yläosassa. Voit määritellä tähän hakukriteerin nopeasti ja yksinkertaisesti esimerkiksi lähettäjän tai aiheen mukaan.

Tarkennetut hakulausekkeet ovat hakusanoja tai symboleita, joiden avulla Gmailin haussa tehdään erikoistoimia. Lausekkeiden avulla löydät etsimäsi nopeasti ja tarkasti. Niillä voi myös määrittää suodattimia, joilla voit järjestää postilaatikkosi automaattisesti.

Löydät hyödyllisimpiä hakulausekkeita täältä:

http://mail.google.com/support/bin/answer.py?answer=7190

Voit käyttää laajennettuja hakulausekkeita myös napsauttamalla suurennuslasin kuvaketta pikahakupalkin oikealla puolella.

Sähköpostin tunnisteet

Tunnisteet toimivat kuin kansiot ja tarjoavat lisäedun: voit lisätä useita tunnisteita yhteen keskusteluun. Tunnisteiden avulla hallinnoit sähköpostiasi helposti sekä löydät viestit nopeasti.

Kun olet luonut tunnisteen, voit tarkastella kaikkia kyseisellä tunnisteella merkittyjä viestejä hakemalla tai napsauttamalla tunnisteen nimeä minkä tahansa Isa-postin sivun vasemmassa reunassa.

• • • • • • Voit lisätä nimitunnisteille myös omat värikoodit, joiden avulla sähköpostiesi aihepiirit on helppo erottaa toisistaan. Tunnisteisiin voi luoda myös ns. alitunnisteita.

Sähköpostin suodatin

Isa-postin suodattimien avulla voit hallita saapuvia viestejä. Suodattimia käyttämällä voit automaattisesti lisätä tunnisteen, arkistoida, poistaa, merkitä tähdellä tai lähettää viestit edelleen ja jopa pitää ne poissa roskapostista. Suodattimien toiminta perustuu muun muassa avainsanojen, lähettäjän ja vastaanottajien yhdistelmään.

Siirry Isa-postin hakuasetuksiin yläreunan hakupalkin vieressä näkyvää suurennuslasi-kuvaketta napsauttamalla. 

Anna kriteerit samalla tavalla kuin tekisit hakua Isa-postistasi ja napsauta sen jälkeen Luo suodatin tällä haulla -linkkiä (kuva yllä).

Siirryt seuraavaan vaiheeseen:

Valitse seuraavaksi toiminto/toiminnot, jota sovelletaan edellä määrittelemiesi ehtojen kohdalla. (Tässä esimerkissä ohitamme postilaatikon ja viemme automaattisesti Tiinalta tulevat viestit, joissa esiintyy sana koulutus, suoraan Koulutus-tunnisteen eli kansion alle. Kuva yllä.) 

Napsauta lopuksi Luo suodatin tällä haulla.

Arkistoi - älä poista

Isa-posti eli Gmail (Google Apps) tarjoaa sinulle 25GB:n sähköpostitilan, joten sinun ei tarvitse tallennustilan puutteen vuoksi poistaa viestejäsi lainkaan. Sen sijaan suosittelemme sinua arkistoimaan viestejäsi. Näin postilaatikossasi ei näy turhia viestejä, mutta löydät ne helposti pitkänkin aikajakson jälkeen.

Arkistoinnissa viestit siirretään pois postilaatikosta Kaikki viestit -kansioon. Arkistoidut viestit voidaan nähdä Kaikki viestit -kansiossa tai niihin lisättyjen tunnisteiden avulla. Lisäksi ne näkyvät Isa-postin hakutuloksissa. Kun arkistoituun viestiisi vastataan, keskustelu, jossa arkistoitu viesti on, ilmestyy postilaatikkoosi uudelleen.

Viestien arkistoiminen:

1. Valitse viesti valitsemalla lähettäjän nimen vieressä oleva valintaruutu.

2. Valitse Arkistoi.

Labs - kokeelliset toiminnot

Isa-postin Labs-toiminnoista löytyy useita erittäin toimivia ratkaisuja, jotka toimivat Isa-postissa/Gmailissa kokeellisina ominaisuuksina. Koska Labsit ovat kokeellisia toimintoja, saattavat ne poistua joskus käytöstä joko väliaikaisesti tai kokonaan. Suosittelemme kuitenkin kokeilemaan ainakin seuraavia Labs-toimintoja:

Signature tweaks

Isa-postin Labs-toiminnot löytyvät Asetuksista Labs-välilehdeltä.