Outlook-synkronointi Google-sovellusten kanssa

Synkronointiliitännäisen esittely

Jos olet siirtymässä Microsoft Exchange -palvelimen käytöstä Google-sovellusten käyttäjäksi, tai jos edes harkitset siirtymän tekemistä, Google Apps Sync for Microsoft Outlook -synkronointiliitännäinen on erittäin hyödyllinen väline tämän siirtymisen suorittamiseen. Synkronointiliitännäistä on mahdollista käyttää pidempiaikaisesti tai ainoastaan siirtymävaiheessa seuraavilla tavoilla:

- Voit tuoda nykyiset tietosi Microsoft Exchange -profiilistasi tai tallentamastasi PST-tiedostosta uudelle Google-sovellukset -tilillesi, vaikka suunnittelisitkin viime kädessä käyttäväsi Google-sovellusten käyttöliittymää Outlookin sijaan. Synkronointiliitännäinen suorittaa synkronoinnin kertaluontoisesti eikä ensimmäisen latauskerran jälkeen automaattisesti lataa uutta tietoa Exchange-serveriltä. Voit ladata tiedot synkronointiliitännäisen asennuksen yhteydessä, tai voit halutessasi tehdä sen erikseen myöhemmin.
- Voit käyttää Microsoft Outlookia käyttöliittymänä Google-sovellukset -tilisi käyttämiseen, jos Outlook on sinulle mieluisampi toimintaympäristö Google-sovellusten käyttöliittymään verrattuna.
- Voit käyttää synkronointia siirtymävaiheessa Microsoft Outlookista Google-sovellusten käyttöön. Voit helposti käyttää kahta eri tiliä samanaikaisesti, eivätkä tietosi sekoitu keskenään. Tällaisessa siirtymävaiheessa voit Outlookin käynnistyessä päättää, mitä tiliä kullakin kerralla haluat käyttää valitsemalla sopivan profiilin. Voit vaihtaa tiliä helposti käynnistämällä Outlookin uudelleen ja valitsemalla toisen profiilin.

Synkronointiliitännäinen synkronoi Outlookin kalenterin, yhteystiedot, sähköpostiviestit ja osoitteiston Google-sovellusten kanssa. Ennen kuin aloitat liitännäisen käytön, huomioi seuraavat seikat:

- Outlookin tehtävät, päivyri ja muistilaput eivät synkronoidu Google-sovellusten kanssa (tarkempia tietoja, ks. linkki).
- Synkronointityökalu lataa oletusarvoisesti 1 GB:n määrän sähköpostiviestejä Google-sovellusten palvelimelta kovalevyllesi. Latauskapasiteetin voi vaihtaa Windowsin tehtäväpalkin ilmaisinalueella sijaitsevan synkronointiliitännäisen pikakuvakkeen kautta (linkki, kuva 2).
- Ensimmäinen synkronointikerta voi kestää kauan etenkin sellaisissa tapauksissa, joissa synkronoitavaa tietoa on huomattava määrä. Synkronoinnin tilaa on mahdollista tarkkailla Windowsin tehtäväpalkin ilmaisinalueella sijaitsevan synkronointiliitännäisen pikakuvakkeen kautta.

Synkronointiliitännäisen asennus

Kuva 1

Microsoft Outlookin ja Google-sovellusten synkronoinnin mahdollistavan liitännäisen (Google Apps Sync for Microsoft Outlook) voi ladata seuraavasta osoitteesta:https://tools.google.com/dlpage/gappssync.

Klikkaa linkin ohjaamalla sivulla "Download Google Apps Sync" -painiketta ladataksesi liitännäisen. Huom! Jos Microsoft Outlook on käynnissä, sulje sovellus ennen liitännäisen lataamista.

Kuva 2

Kun lataus on valmis, liitännäinen käynnistyy automaattisesti. Kirjoita avautuvaan ikkunaan Gmail-tilisi osoite kohtaan "Email address" ja seuraavaan kenttään tilisi salasana. Varmista, että valintanappula "Yes, I have a password" ja valintaruutu "Remember me" ovat valittuina.

Kuva 3

Seuraavassa ikkunassa voit valita, haluatko tuoda Google-sovellusten profiilisi tietoja (sähköpostiviestit, yhteystiedot, kalenteritiedot) jostakin toisesta jo olemassaolevasta profiilista. Jos haluat lisätä tietoja toisesta profiilista, napsauta ylintä valintaruutua "Import data from an existing profile" ja valitse haluamasi tili allaolevasta pudotusvalikosta. Jos et halua lisätä tietoja tässä vaiheessa, jätä ylin valintaruutu tyhjäksi. Voit lisätä tietoja milloin tahansa myöhemmin.

Kuva 4

Voit klikata valintaruutua "Send crash reports to Google", mikäli haluat liitännäisen lähettävän automaattisesti käyttäjätietoja ja sovelluksen kaatumisraportteja Googlelle tuotekehittelyä ja vianjäljitystä varten.

Jos klikkaat kohtaa "Show advanced settings" (kuva 3), ikkunaan ilmestyy vielä yksi valintaruutu, joka määrittelee viestien automaattista arkistointia. Automaattista arkistointia ei vielä tässä vaiheessa kannata ottaa käyttöön, joten on erittäin suositeltavaa pitää kyseinen valintaruutu rastitettuna. Mikäli haluat lisätietoja automaattisesta arkistoinnista (englanniksi), napsauta kohtaa "Learn more".

Klikkaa lopuksi "Create profile" luodaksesi itsellesi Google-sovellukset -profiilin.

Kuva 5

Kun Google-sovellukset -profiili on luotu, ilmestyy ruudulle ikkuna, jonka kautta voit käynnistää Microsoft Outlook -sovelluksen klikkaamalla "Start Microsoft Outlook".

Kuva 6

Microsoft Outlookin käynnistyessä ruudulle ilmestyy ikkuna, jossa valitaan käytettävä profiili. Valitse pudotusvalikosta Google-sovellukset -tilisi. Voit asettaa tämän tilin Outlookin oletusprofiiliksesi rastittamalla siihen osoitetun valintaruudun. Klikkaa lopuksi OK.

Kuva 7

Profiilisi on nyt luotu, ja Google-sovellukset -tilisi ja Microsoft Outlook on synkronoitu. Synkronointiliitännäinen ilmoittaa vielä lopuksi, että kaikkien viestien synkronointi voi viedä 24 tuntia. Jos kaikki Gmail-tilisi viestit eivät näy 24 tunnin kuluessa Outlookissa, synkronoiduille viesteille varattu kovalevytila koneellasi saattaa olla täynnä. Voit lisätä viesteille varattua tilaa synkronointiliitännäisen avulla (linkki, kuva 2).

Tietojen tuonti myöhemmässä vaiheessa

Jos ohitat tietojen tuonnin Microsoft Outlookista synkronointiliitännäisen asennuksen yhteydessä, voit tuoda tiedot myöhemmin Windowsin Käynnistä-valikon kautta. Voit tuoda tiedot joko suoraan Microsoft Exchange -palvelimelta tai vaihtoehtoisesti erillisestä PST-tiedostosta.

Huom! Jos olet tuonut tietoja jo aiemmin, älä tuo niitä enää uudelleen, sillä tietosi saattavat tuplaantua.

Kuva 1

1. Valitse “Import data to Google Apps Sync” synkronointiliitännäisen kansiosta Windowsin Käynnistä-valikosta.

Kuva 2

Valitse mistä haluat tuoda tietoja. Voit valita joko suoraan Microsoft Exchange -profiilisi tai erillisen PST-tiedoston.

Kuva 3

Määrittele valintaruutuja rastittamalla, mitä tietoja haluat tuoda. Valitse sähköpostiviestit (Email messages), poistetut viestit (Deleted messages), roskaposti (Junk email), yhteystiedot (Contacts), kalenteri (Calendars) ja/tai muistilaput, päivyrimerkinnät ja tehtävät (Notes, journal entries, and tasks). Tietojen tuplaantumisen ehkäisemiseksi on suositeltavaa tuoda kaikki tiedot yhdellä kerralla ja jättää mahdolliset seuraavat tuontikerrat väliin.

Klikkaa lopuksi ”Next >”. Tämän jälkeen avautuvassa ikkunassa kerrotaan tietojen tuonnin tapahtuvan, kun seuraavan kerran käynnistät Outlookin. Sulje ikkuna ja käynnistä Outlook.

Kuva 4

Outlookin käynnistyessä valitse pudotusvalikosta Google-sovellukset -profiilisi ja napsauta “OK”.

Synkronointiliitännäinen aloittaa synkronoinnin heti Outlookin käynnistyttyä. Jos olet tuomassa tietoja Microsoft Exchange -palvelimelta, sinun on vielä erikseen kirjauduttava sinne sisään omilla tunnuksillasi. Tietojen tuonti on kertaluontoinen, eli se ei jatku automaattisesti tämän ensimmäisen kerran jälkeen. Tuonnin jälkeen tuotu tieto synkronoituu Google-sovellusten tietojen kanssa Googlen palvelimella.

Kuva 5

Ensimmäistenkään tietojen ilmestymisessä Outlookiin saattaa kestää muutama minuutti. Kaikkien tietojen tuonti ja synkronointi ensimmäisellä kerralla voi viedä jopa 24 tuntia tai enemmän riippuen siirtyvien tietojen kokonaismäärästä. Voit kuitenkin käyttää Outlookia aivan normaalisti tänä aikana. Jos suljet Outlookin ennen kuin tietojen tuonti on päättynyt, jatkuu tuonti käynnistäessäsi Outlookin uudelleen siitä kohdasta, johon se edellisellä Outlookin sulkemiskerralla jäi. Tietojen tuontia ei siis tarvitse aloittaa alusta uudelleen. Voit tarkastella tietojen tuonnin tilaa siirtämällä hiiren osoittimen Windowsin tehtäväpalkin ilmaisinalueella sijaitsevan synkronointiliitännäisen pikakuvakkeen päälle.

Kun tietojen tuonti on päättynyt, voit käyttää uutta Google-sovellukset -tiliäsi joko Outlookin tai Googlen verkkokäyttöliittymän kautta.

Synkronoinnin ominaisuuksia

Seuraavassa esiteltynä Google-sovellusten ja Microsoft Outlookin synkronoinnin parhaita ominaisuuksia.

Sähköposti

Kuva 1

Käytä uutta Arkistoidut-kansiota. Siirrä tähän kansioon kaikki sellaiset viestit, jotka haluat poistaa Saapuneet-kansiosta, mutta jotka kuitenkin haluat säilyttää myöhempää käyttöä varten. Arkistoidut-kansio sisältää myös sellaiset viestit, jotka arkistoit Gmail-tilisi verkkokäyttöliittymän kautta, ja jotka eivät sijaitse missään muussa (erityis-)kansiossa.

Kuva 2

Aseta postilaatikkosi kokorajoitus. Tämä ominaisuus on käytettävissä siinä tapauksessa, kun haluat ladata kovalevyllesi enemmän kuin 1 GB:n suuruisen määrän viestejä. Huolimatta siitä, kuinka paljon lataat viestejä kovalevyllesi, ovat kaikki viestit joka tapauksessa saatavilla Gmail-tilisi verkkokäyttöliittymän kautta.

Kuva 3

Tee Google-sovellukset -profiilista Outlookin oletusprofiilisi. Voit lisätä muita sähköpostitilejä Google-sovellukset -profiiliisi aivan kuten Microsoft Exchange -profiiliisikin. POP3-tileihin lähetetyt viestit näkyvät rinnakkain Google-sovellukset -tilin kanssa, kun taas muihin IMAP-tileihin lähetetyt viestit lokeroidaan erillisiin Saapuneet-kansioihin. Varmista, että Google-sovellukset -tilisi on oletuksena profiilissasi. Oletusasetuksia voit muuttaa Outlookin Tiliasetuksien Sähköpostitilit-välilehdestä.

Huom! Synkronointi muiden POP- tai IMAP-tilien kanssa ei ole käytettävissä Gmail-tilin verkkokäyttöliittymän kautta. Myöskään Outlookin kautta muilta POP- tai IMAP-tileiltä lähetetyt kalenterikutsut eivät näy Google-kalenterin verkkokäyttöliittymässä.

Kuva 4

Käytä viestien luomisessa muotoa Vain teksti, tai HTML RTF-muodon sijaan. RTF-muodossa lähetetyt viestit eivät useimmiten ole lukukelpoisia.

Kalenteri

Kalenterin synkronointi

Yksittäisen Google-tilin synkronointiin ei kannata käyttää kahta eri synkronointiliitännäistä päällekkäin. Kahden liitännäisen päällekkäinen käyttö saman tilin tietojen synkronointiin voi aiheuttaa tietojen tuplaantumista tai vahingoittumista.

Jos olet esimerkiksi synkronoinut ensisijaisen Google-tilisi tiedot Google-sovellusten synkronointiliitännäisen (Google Apps Sync for Microsoft Outlook, linkki) avulla, et enää tarvitse tämän tilin kalenteritietojen synkronointiin Google-kalenterin synkronointiliitännäistä (Google Calendar Sync). Google-kalenterin synkronointiliitännäistä kannattaa sen sijaan ensisijaisesti käyttää sellaisten Google-tilien kohdalla, joiden muita tietoja (sähköpostit, yhteystiedot, tehtävät) et halua synkronoida Microsoft Outlookin kanssa.

Synkronointiliitännäisen asennus

Lataa Google-kalenterin synkronointiliitännäisen (Google Calendar Sync) asennustiedosto täältä:

http://dl.google.com/googlecalendarsync/GoogleCalendarSync_Installer.exe

Latauksen pitäisi käynnistyä automaattisesti. Jos lataus ei käynnisty, etsi asennustiedosto selaimesi Lataukset-ikkunasta tai -kansiosta.

Suorita lataamasi asennustiedosto käynnistääksesi synkronointiliitännäisen asennuksen.

Kuva 1

Hyväksy Google-kalenterin synkronointiliitännäisen käyttöehdot ja siirry eteenpäin klikkaamalla "I Agree".

Kuva 2

Valitse seuraavaksi rastittamalla valintaruutuja, haluatko asentaa pikakuvakkeen synkronointiliitännäiselle joko Käynnistä-valikkoon ("Google Calendar Sync Start Menu Shortcut") tai työpöydällesi ("Google Calendar Desktop Shortcut"). Paina lopuksi "Next >".

Kuva 3

Valitse seuraavaksi kansio, johon haluat synkronointiliitännäisen asennettavan. Napsauta sitten "Install" asentaaksesi liitännäisen.

Kuva 4

Kun lataus on valmis, liitännäinen käynnistyy automaattisesti.

Kirjoita avautuvan ikkunan ”Email”-kenttään Google-tiliisi rekisteröity sähköpostiosoite ja kohtaan ”Password” salasanasi.

Valitse seuraavaksi haluamaasi valintanappia napsauttamalla, millä tavalla haluat synkronoida Google-kalenterin ja Microsoft Outlook-kalenterin keskenään (Sync Options).

Google-kalenterin ja Microsoft Outlook –kalenterin voi synkronoida kolmella eri tavalla:

Kaksisuuntainen synkronointi (2-way)

Kaikki ensisijaisessa Google-kalenterissasi sijaitsevat tapahtumat ja Microsoft Outlookin oletuskalenterissa synkronoidaan keskenään. Jos valitset tämän vaihtoehdon, kaikki tekemäsi muutokset niin Google-kalenterissa kuin Microsoft Outlook -kalenterissa myös näkyvät molemmissa kalentereissa.

Jos muokkaat samaa tapahtumaa useampaan kertaan kummankin kalenterin kautta, viimeisin päivitys tapahtumaan näkyy kummassakin kalenterissa. Sama pätee tapahtuman poistamiseen, eli jos poistat tapahtuman kumman tahansa kalenterin kautta, poistuu tapahtuma kummastakin kalenterista.

Huomaathan, että synkronointiliitännäinen synkronoi kaikki tapahtumat sekä Microsoft Outlookin oletuskalenterisi ja ensisijaisen Google-kalenterisi kesken. Tällä hetkellä vain jonkin tietyn aikavälin tapahtumien synkronointi ei ole vielä mahdollista.

Yksisuuntainen synkronointi Google-kalenterista Microsoft Outlook -kalenteriin (1 way: Google Calendar to Microsoft Outlook calendar)

Kaikki tapahtumat ensisijaisesta Google-kalenteristasi lisätään Microsoft Outlookin oletuskalenteriisi. Kaikki Google-kalenteriin tehdyt muutokset näkyvät myös Microsoft Outlook -kalenterissa, mutta Microsoft Outlook -kalenterissa tehdyt muutokset eivät näy Google-kalenterissa.

Yksisuuntainen synkronointi Microsoft Outlook -kalenterista Google-kalenteriin (1 way: Microsoft Outlook calendar to Google Calendar)

Kaikki tapahtumat Microsoft Outlookin oletuskalenteristasi lisätään Google-kalenteriisi. Kaikki Microsoft Outlook -kalenterissa tehdyt muutokset näkyvät myös Google-kalenterissa, mutta Google-kalenterissa tehdyt muutokset eivät näy Microsoft Outlook -kalenterissa.

Voit myös säätää kalenterien synkronoinnin aikavälin kirjoittamalla haluamasi ajan sille osoitettuun kenttään (Sync every _kenttä_ minutes). Huomaa, että minimiaikaväli on 10 minuuttia.

Napsauta lopuksi "Save" aloittaaksesi synkronoinnin.

Synkronoinnin jälkeen pääset vielä halutessasi muuttamaan synkronoinnin asetuksia napsauttamalla synkronointiliitännäisen kuvaketta Windowsin tehtäväpalkin ilmaisinalueella.

Kalenterin ominaisuuksia

Valitse mitkä kalenterit haluat synkronoida

Jos käytössäsi on useampia kalentereita, synkronointi kannattaa kohdistaa ainoastaan niihin kalentereihin, joita käytät aktiivisesti. Voit valita haluamasi kalenterit synkronoitavaksi Google-sovellusten ja Microsoft Outlookin synkronointiliitännäisen (Google Apps Sync) avulla seuraavalla tavalla:

Kuva 1

Napsauta synkronointiliitännäisen kuvaketta Windowsin tehtäväpalkin ilmaisinalueella. Valitse avautuvasta valikosta kohta "Select calendars to sync...".

Kuva 2

Avautuvassa ikkunassa on lueteltuna kaikki Google-tilisi kalenterit, ylemmässä kentässä Omat kalenterit (My Calendars) ja alemmassa Muut kalenterit (Other Calendars). Luettelosta voit valintaruutuja rastittamalla valita, mitkä kalentereistasi haluat synkronoida, Klikkaa lopuksi "OK" tallentaaksesi muutokset.

Aikavyöhykkeen asettaminen

Aseta oikea aikavyöhyke Google-kalenteriin varmistaaksesi, että tapahtumat näkyvät oikea-aikaisena myös Outlookissa. Mikäli matkustat toiselle aikavyöhykkeelle, voit väliaikaisesti päivittää aikavyöhykeasetusta, jotta kalenterisi tapahtumat näkyisivät paikallisen ajan mukaan.

Kuva 1

Napsauta Google-kalenterin Asetuksista Kalenteri-asetukset (ruudun oikea yläkulma).

Kuva 2

Valitse haluamasi aikavyöhyke pudostusvalikosta kohdasta Tämänhetkinen aikavyöhyke, esimerkiksi (GMT +02.00) Helsinki.

Kuva 3

Jos käytät useampaa kalenteria samanaikaisesti, voit asettaa niille kullekin oman aikavyöhykkeensä.

Napsauta Kalenteri-asetuksista Kalenterit-välilehti ja valitse listasta haluamasi kalenteri.

Kuva 4

Kalenterikohtaisessa Lisätietoja-välilehdessä voit vaihtaa ko. kalenterin aikavyöhykkeen napsauttamalla linkkiä Aseta aikavyöhyke.

Kalenterin tapahtumat

Kun käytät Google-sovellusten ja Microsoft Outlookin synkronointiliitännäistä (Google Apps Sync), on syytä huomoida muutamia eroavaisuuksia Google-kalenterin ja Microsoft Outlook -kalenterin toimintatapojen välillä.

Tapahtumakutsut

- Google-kalenterista lähetetyissä tapahtumakutsuissa ei näy kaikkia tapahtuman osallistujia. Jos vastaanotat Outlookia käyttäessäsi kutsun joltakin toiselta Google-kalenterin käyttäjältä, et näe kaikkia tapahtumaan osallistuvia henkilöitä kutsussa. Osallistujat näkyvät ainoastaan kalenterissasi.
- Edelleenlähetettyjen kutsujen vastaanottamisessa ja hyväksymisessä voi ilmetä ongelmia. Jos lähetät Outlookia käyttäessäsi saamasi kutsun eteenpäin seuraavalle vastaanottajalle, joka kutsun vastaanotettuaan vuorostaan hyväksyy sen, eivät tämän tapahtuman tiedot välttämättä automaattisesti tallennu vastaanottajan kalenteriin. Näin tapahtuu sellaisessa tilanteessa, jossa Google-kalenteria käyttävä tapahtuman luoja ei ole tapahtumaa luodessaan rastittanut tapahtuman asetuksista valintaruutua "Osallistujat voivat kutsua muita".
- Vastauksien pyytäminen tapahtumakutsuihin. Kutsuessasi Outlookissa luomaasi tapahtumaan osallistujia voit jättää rastittamatta kohdan "Pyydä vastaukset". Tästä huolimatta saatat saada vastauksia osallistujilta. Näin tapahtuu sellaisessa tilanteessa, jossa Google-kalenterisi asetusten kohdassa "Lisää kutsuja kalenteriin automaattisesti" on rastitettuna vaihtoehto "Kyllä".

Tapahtumien päivittäminen

- Pienet muutokset tapahtumiin rekisteröityvät poikkeuksina. Jos päivität tapahtumaa Google-kalenterin kautta muuttamatta tapahtuman aikaa tai paikkaa, mutta sen sijaan esim. lisäät siihen kommentin, näkyy tapahtuman muutos Outlookissa poikkeuksena (symboli), vaikkei tapahtumassa oikeastaan olekaan poikkeusta.
- Vastaukset tapahtumakutsuihin eivät tallennu kalenteriin. Kun vastaat tapahtumakutsuun Outlookissa, voi muokata vastaustasi ennen sen lähettämistä sähköpostitse tapahtumakutsun lähettäjälle. Vastauksesi ei kuitenkaan tallennu itse tapahtumaan kalenterissa.

Toistuvat tapahtumat

- Toistojen enimmäismäärä. Google-sovelluksissa toistuvien tapahtumien toistokerrat on rajoitettu 365:een. Jos synkronoit Outlookista tämän enimmäismäärän ylittävän toistuvan tapahtuman Google-sovelluksiin, tapahtuma ei enää toistu 365:n vuorokauden jälkeen.
- Toistuvan tapahtuman ajoittaminen. Jos Google-kalenterin käyttäjä ajoittaa toistuvan tapahtuvan alkavaksi eri päivänä kuin tapahtuman toistumispäivä, Outlookin käyttäjät eivät näe tätä tapahtuman ensimmäistä ajankohtaa.
- 31. päiville kohdistetut toistuvat tapahtumat. Jos Google-kalenterin käyttäjä ajoittaa toistuvan tapahtuman 31 päivää sisältävien kuukausien viimeisille päiville (31. päiville), Outlookin käyttäjät näkevät tapahtuman toistuvan jokaisen kuukauden viimeisenä päivänä (myös niiden kuukausien, joissa on 30 päivää).

Aikavyöhykkeen muutokset

- Uuden aikavyöhykkeen valitseminen vaikuttaa koko päivän tapahtumiin. Kun vaihdat aikavyöhykettä Google-kalenterissa, koko päivän tapahtumat säilyvät muuttumattomina. Outlookissa sen sijaan koko päivän tapahtumista tulee aikavyöhykettä muutettaessa 24-tunnin tapahtumia, jotka ylittävät vuorokausien rajat.

Yksityiskohtaisempia eroavaisuuksia Google-kalenterin ja Microsoft Outlook -kalenterin välillä on lueteltuna täällä (englanniksi).

Yhteystiedot

Google-sovellusten yhteystietojen käyttäminen Microsoft Outlookin kautta onnistuu helposti Google-sovellusten synkronointiliitännäisen avulla. Tämä pätee niin henkilökohtaisiin kuin Google-tilillesi rekisteröityihin jaettuihin yhteystietoihin (Global contacts).

Synkronoinnin jälkeen Google-sovellusten yhteystiedot ovat saavutettavissa Outlookin yhteystietojen kautta. Google-sovellusten yhteystiedot näkyvät Outlookissa niin ikään esimerkiksi kirjoituksen automaattisen täydennyksen yhteydessä.

Kun teet muutoksia Google-sovellusten tilisi yhteystietoihin Outlookin kautta, huomaa, että seuraavat Outlookin yhteystietojen erityisominaisuudet eivät ole käytettävissä Google-sovellusten verkkokäyttöliittymän kautta:

- Seuranta- ja luokittelumerkinnät (liput ja väriluokat)
- Yhteystietojen järjestelyyn tarkoitetut kategoriat
- Yhteystietojen Huomautukset-kohdan tekstimuotoilut (lihavointi, kursivointi, alleviivaus)
- Yhteystietojen huomautukset, jotka ovat kooltaan yli 16 kilobittiä (kb)
- Yhteystietoryhmät. Outlookin yhteystietoryhmät on luotava manuaalisesti uudelleen Google-sovellusten verkkokäyttöliittymässä "Uusi ryhmä"-komennolla

Vastaavasti sellaiset Google-sovellusten erityisominaisuudet (esim. Google Voice), joita Outlook ei tue, näkyvät Outlookissa tällaisen yhteystiedon kohdalla Vain luku -muotoisena liitetiedostona.

Outlookin muistilaput, tehtävät ja päivyri

Seuraavassa listattuna tärkeitä tietoja Outlookin muistilappujen, tehtävien ja päivyrin yhteensopivuudesta Google-sovellusten kanssa.

Google-sovellusten synkronointiliitännäisen (Google Apps Sync for Microsoft Outlook) avulla voit tuoda muistilaput, tehtävät ja päivyritiedot vanhasta Outlook-profiilistasi uuteen Google-sovellukset -profiiliisi, ja jatkaa näiden ominaisuuksien käyttöä normaalisti Outlookista käsin. Voit tuoda tietoja joko synkronointiliitännäisen asennuksen yhteydessä tai erikseen jossakin myöhemmässä vaiheessa.

On erittäin tärkeää huomata, että vaikka muistilaput, tehtävät ja päivyri ovat normaalisti käytettävissä myös Google-sovellukset -profiilissasi Outlookista käsin, ne eivät synkronoidu Google-sovellusten verkkokäyttöliittymän kanssa, koska Googlen verkkokäyttöliittymässä ei ole näitä vastaavia ominaisuuksia. Näiden tietojen synkronointi sen sijaan tallentuu koneellesi erillisenä PST-tiedostona. Voit siis käyttää muistilappuja, tehtäviä ja päivyriä edelleen myös Google-sovellukset -profiilissasi Outlookista käsin, mutta Google-sovellusten verkkokäyttöliittymän kautta niiden käyttäminen ei onnistu.

Muistilappujen, tehtävien ja päivyrin synkronointi ei onnistu useammalle koneelle. Mikäli käytät Google-sovellusten synkronointiliitännäistä useammalla koneella (esim. sekä koti- että työkoneellasi), voit synkronoida muistilappujen, tehtävien ja päivyrin tiedot ainoastaan yhdelle koneelle (PST-tiedostona).

Uudelleensynkronointi ja Outlook-tietojen korjaus

Jos huomaat puutteita Outlookin tiedoissa (esim. sähköpostiviestejä tai kalenteritapahtumia puuttuu) käytettyäsi Google-sovellusten ja Microsoft Outlookin synkronointiliitännäistä (Google Apps Sync), voit korjata tilanteen synkronoimalla tiedot sovellusten välillä uudelleen. Huom! Uudelleensynkronointi korvaa kaikki Outlookin (koneellesi tallennetut) tiedot Google-sovellusten tiedoilla kaksisuuntaisen synkronoinnin sijaan (ks. Kalenterin synkronointi, kuva 4). Tämä voi joissakin tapauksissa tarkoittaa sitä, että saatat menettää Outlookiin tekemäsi viimeaikaiset muutokset.

Uudelleensynkronoinnin voit tehdä seuraavalla tavalla:

Kuva 1

Napsauta synkronointiliitännäisen kuvaketta Windowsin tehtäväpalkin ilmaisinalueella ja valitse avautuvasta valikosta kohta "View sync status...".

Kuva 2

Avautuvassa ikkunassa voit valita, mitkä tiedot haluat synkronoida uudelleen. Klikkaa "Re-sync"-linkkiä joko osoitteiston (Google Address Book), yhteystietojen (Google Contacts), kalenterin (Google Calendar) tai sähköpostiviestien (Google Mail) kohdalla.

Kuva 3

Seuraavaksi voi valita, millä tavalla uudelleensynkronointi suoritetaan. On erittäin suositeltavaa kokeilla ensimmäiseksi vaihtoehtoa "Overwrite", joka korvaa Outlookin tiedot Google-sovellusten tiedoilla ja, mikäli mahdollista, säilyttää silti Outlookin erityistiedot, kuten symbolit ja värikoodit. Jos tämä vaihtoehto ei jostain syystä auta puuttuvien tietojen päivittämisessä, voit myös valita vaihtoehdon "Delete and resync". Tämä vaihtoehto poistaa kaikki olemassaolevat tiedot Outlookista, minkä jälkeen Google-sovellusten tiedot synkronoidaan uudelleen "tyhjennettyyn" Outlookiin.

Huom! Uudelleensynkronointi tapahtuu aina vain niiden tietojen osalta, jotka erikseen valitset synkronointiliitännäisen valikosta (kuva 3). Jos esimerkiksi synkronoit kalenteritiedot uudelleen Outlookin tiedot poistavalla "Delete and resync"-vaihtoehdolla, tiedot Outlookin muissa osissa (sähköpostiviestit, osoitteisto ja yhteystiedot) säilyvät silti ennallaan.

Klikkaa lopuksi "Re-sync" aloittaaksesi uudelleensynkronoinnin.