Viisi vinkkiä Tärkeät postit -postilaatikon käyttämiseksi

lähettänyt VerkkoAps VerkkoAps 6.10.2010 klo 12.11

Jokin aika sitten julkaistuun Gmailin Tärkeät postit -postilaatikkoon on nyt saatavilla vinkkejä, joiden avulla sähköpostien järjestely sujuu tehokkaammin. Seuraavaksi esittelyssä viisi vinkkiä, jotka tekevät Tärkeät postit -postilaatikosta entistä paremman:

1. Osioiden kustomointi

Kuva 1
Kuva 1

Tärkeät postit -postilaatikossa on oletuksena kolme osiota: ”Tärkeä ja lukematon”, ”Tähdelliset” ja ”Kaikki muut”. Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, että osioita ei voisi muuttaa. Voit muuttaa osion näyttämään jollakin tietyllä tunnisteella (kuten ”Työposti” tai ”Tehtävälista”) merkittyjä viestejä, lisätä neljännen osion tai vaihtaa minkä tahansa osion maksimikokoa. Jos haluat kustomoida osioitasi, klikkaa Tärkeät postit -välilehteä Asetuksissa tai muokkaa niitä suoraan pudotusvalikoista.


2. Järjestelmän koulutus

Kuva 2

Kuva 2

Jos huomaat Gmailin tekevän virheen, voit opettaa sitä oppimaan järjestelemään viestisi paremmin. Valitse väärin lajiteltu viesti ja käytä Postilaatikon tärkeysmerkintöjä merkataksesi se tärkeäksi tai ei-tärkeäksi. 

Saman asian ajavat myös pikanäppäimet ”+” ja ”-”.


3. Tärkeiden postien näyttäminen myös suodatetuista viesteistä

Kuva 3


Kuva 3

Voit asettaa Tärkeät postit -postilaatikon näyttämään myös Postilaatikon ohi suodattuneet viestit, jotka saattaisivat jäädä muuten huomaamatta. Tämä tapahtuu valitsemalla Tärkeät postit -postilaatikon asetuksien Suodatettu sähköposti -kohdasta ” Ohita suodattimet”. 

Tämän ominaisuuden ansiosta viestien arkistointi on aggressiivisempaa, eikä sinun tarvitse huolehtia tärkeiden viestien ohimenoa.


4. Suodattimien käyttäminen tiettyjen viestien merkitsemiseksi tärkeäksi tai ei-tärkeäksi

Mikäli luet ja vastaat esimerkiksi äidiltäsi tuleviin viesteihin, Gmailin tulisi automaattisesti lajitella häneltä saapuvat viestit ”Tärkeä ja lukematon” -osioon. Mutta jos haluat olla 100% varma siitä, että kaikki viestit äidiltäsi (tai pomoltasi, poikaystävältäsi, asiakkaaltasi, vuokranantajaltasi, jne.) merkitään tärkeiksi, voit luoda suodattimen näiltä lähettäjiltä saapuville viesteille ja valita ”Merkitse aina tärkeäksi”. Niin ikään jos luet säännöllisesti esimerkiksi suosikkilehtesi lähettämiä viestejä, pitäisi niiden automaattisesti saada merkintä tärkeäksi. Jos kuitenkin haluaisit niiden mielummin päätyvän ”Kaikki muut” -osioon, voit luoda suodattimen, joka poistaa niistä merkinnän tärkeänä viestinä.


5. Ei-tärkeiden viestien nopea arkistointi

Kuva 4


Kuva 4

Voit tehostaa viestien arkistoimista ominaisuudella, joka arkistoi kaikki ”Kaikki muut” -osion viestit yhdellä kertaa. Klikkaa ”Kaikki muut” -pudotusvalikosta  ”Arkistoi kaikki näkyvät kohteet”. Samasta pudotusvalikosta voit myös lisätä tässä osiossa näkyvien viestien kokonaismäärää, mikä taas mahdollistaa vieläkin useamman viestin arkistoimisen samalla kerralla.


Lähde: http://gmailblog.blogspot.com/2010/09/5-tips-for-using-priority-inbox.html