Dokumenttien jakaminen, yksityisyys ja julkaiseminen

Johdanto

Kun olet muokkaamassa dokumenttia, voit muuttaa sen jakamisasetuksia oikeassa yläkulmassa olevan
Jaa -painikkeen kautta. Jakamisasetuksissa voi tarkastella eri käyttäjiä, kutsua uusia käyttäjiä sekä poistaa käyttäjiä. Jaa -painikkeen alta löytyy myös mahdollisuus lähettää sähköpostia kaikille muokkaajille sekä muuttaa asiakirja julkiseksi.

Voit myös luoda kansion ja jakaa sen haluamallesi ryhmälle käyttäjiä.

Jakamisasetukset


Kun haluat jakaa asiakirjan muiden kanssa:
    1. Napsauta oikean yläkulman Jaa-painiketta. Näyttöön aukeaa uusi ikkuna, jossa voit antaa haluamillesi henkilöille oikeudet joko muokata tai lukea asiakirjaa..
    2. Lisää käyttäjiä kirjoittamalla Lisää käyttäjä -kohtaan niiden henkilöiden sähköpostiosoitteet, joille haluat asiakirjan jakaa (Voit myös poimia osoitteet olemassa olevista yhteystiedoistasi napsauttamalla linkkiä Valitse yhteystiedoista.).
    3. Valitse oikealla puolella olevasta pudotusvalikosta henkilölle annettavat oikeudet. Voit antaa käyttäjälle oikeuden muokata (Voi muokata) tai vain katsella dokumenttia ilman, että voi sitä muuttaa (Voi katsella).
    4. Napsauta Jaa -painiketta. Nyt dokumenttisi on jaettu haluamillesi henkilöille.
Kun haluat tarkastella, kenelle asiakirjasi on jaettu tai muuttaa jakamisoikeuksia, napsauta uudestaan oikean yläkulman 
Jaa -painiketta.


Kun haluat luoda kansion ja jakaa sen sisältämät dokumentit muiden kanssa.
    1. Luo uusi koansio napsauttamalla dokumenttien hallintanäkymän vasemman yläkulman Luo -painiketta.
    2. Valitse Kansio ja anna sille nimi. Hyväksy napsauttamalla Ok.
    3. Voit luoda dokumentteja suoraan Kansion alle tai siirtää niitä vetämällä ja pudottamalla dokumenttien hallintanäkymässä.

Jakamisen eri oikeustasot:


Omistajat
    • Voivat muokata asiakirjoja, laskentataulukoita ja esityksiä ja kutsua lisää yhteiskäyttäjiä ja lukijoita.
    • Voivat poistaa asiakirjoja, laskentataulukoita ja esityksiä ja siten poistaa yhteiskäyttäjien ja lukijoiden käyttöoikeuden. Huomaa: asiakirjan, laskentataulukon tai esityksen poistaminen kokonaan ja sen käytön poistaminen edellyttää, että se on poistettava ja roskakori on tyhjennettävä.

Yhteiskäyttäjät
    • Voivat muokata asiakirjoja, laskentataulukoita ja esityksiä.
    • Voivat kutsua tai poistaa muita yhteiskäyttäjiä ja lukijoita (jos omistaja on antanut luvan).
    • Voivat viedä asiakirjasta, laskentataulukosta tai esityksestä kopion paikalliseen tiedostoon.

Vain lukuoikeus -käyttäjät
    • Voivat tarkastella asiakirjan, laskentataulukon tai esityksen uusinta versiota, mutta eivät tehdä muutoksia.
    • Voivat viedä asiakirjasta, laskentataulukosta tai esityksestä kopion paikalliseen tiedostoon.